Técnicas para Optimizar la Productividad: Integración con Dynamics 365 Business Central y Microsoft 365

El ritmo al que van las operaciones empresariales crece sin cesar, con lo que los trabajadores ven incrementarse la presión para mantenerse al día. Con frecuencia, se ven desbordados por las propias herramientas diseñadas para hacer su trabajo, que los llevan a saltar incesantemente de una aplicación a otra, entre documentos, hojas de cálculo y sitios web mientras van a la caza del dato que necesitan.

La Harvard Business Review trata este tema en un reciente artículo sobre el tiempo y energía que desperdiciamos saltando entre aplicaciones. El artículo destaca un fenómeno laboral preocupante: el excesivo tiempo y energía que se desperdicia al alternar entre aplicaciones diferentes, un proceso conocido como "swivel chair" o silla giratoria. Esta metáfora describe la tarea de introducir manualmente los mismos datos en sistemas distintos, un método de trabajo todavía demasiado común. La razón principal es que muchas aplicaciones de software no están diseñadas para interconectarse, lo que requiere complejos proyectos de integración. Así que muchas veces los empleados deben unir estas aplicaciones dispares, a base de procesos manuales para transferir y transformar datos de un sistema a otro, cambiando constantemente de una aplicación a otra. Esta práctica no solo consume mucho tiempo, sino que también es mentalmente agotadora.

El costo real de este constante cambio entre aplicaciones se hace evidente cuando consideramos que el usuario promedio salta entre diferentes aplicaciones casi 1,200 veces al día, dedicando aproximadamente cuatro horas a la semana para reorientarse después de cambiar a una nueva aplicación. Anualmente, esto suma hasta cinco semanas de trabajo, representando un significativo 9% del tiempo laboral total. Si a eso añadimos la creciente dificultad para concentrarnos, como explica de forma excelente el libro “Stolen Focus” del periodista Johan Hari, las dificultades para hacer el trabajo del día a día se disparan.

La solución a este problema, que frena la productividad, está en la integración entre los sistemas de negocio (ERP, básicamente) y las herramientas ofimáticas o de productividad. Esta integración proporciona a los empleados un fácil acceso a la información necesaria sin necesidad de pasar de una aplicación a otra. Compartir datos sin interrupciones a través de herramientas y aplicaciones no solo facilita el acceso para los empleados, sino que también establece la base para la inteligencia artificial y Microsoft Copilot, que ofrecen perspectivas proactivas y asistencia dentro de herramientas cotidianas como Outlook o Excel.

Con Microsoft Dynamics 365 Business Central y Microsoft 365, las empresas pueden establecer una experiencia unificada donde los datos se conectan de manera fluida con las aplicaciones de productividad como Excel, Outlook o Microsoft Teams. Esta conectividad asegura que los empleados puedan acceder a información oportuna, sacar conclusiones valiosas y colaborar directamente dentro de las herramientas que utilizan diariamente, todo esto sin la necesidad de cambiar entre aplicaciones.

Al aprovechar soluciones conectadas impulsadas por datos en tiempo real, las empresas pueden comenzar a aprovechar todo el potencial de la productividad impulsada por la IA con Microsoft Copilot. Con Copilot, las empresas pueden automatizar tareas y guiar a los usuarios a través de flujos de trabajo asistidos, ahorrando tiempo, mejorando la colaboración, enriqueciendo la toma de decisiones y permitiendo a los empleados concentrarse en lo que realmente importa: impulsar el éxito del negocio.

Los puestos de trabajo modernos se enfrentan al desafío de datos y herramientas de comunicación fragmentados; los empleados se ven en ocasiones haciendo malabares con diversas aplicaciones y luchando por distribuir correctamente la información oportuna, lo que hace que la colaboración sea difícil. Con Teams conectado a Business Central, la empresa puede colaborar e interactuar de manera eficiente con datos en tiempo real, transformando a Teams en un centro neurálgico para las operaciones diarias.

Con Business Central y Teams, los empleados pueden:

• Hacer que los datos sean accesibles y colaborativos. Con Teams conectado a Business Central, los datos actualizados pueden compartirse en chats de grupo o canales, convirtiendo a Teams en el centro de todas las operaciones diarias que unen a los empleados, los procesos y los datos que necesitan para trabajar juntos.
• Tomar acción desde la aplicación que prefieran. Desde Business Central, compartir datos rápidamente para iniciar conversaciones en Teams. Desde Teams, mantener el flujo de trabajo al ver y editar datos empresariales sin necesidad de cambiar de aplicaciones.
• Agilizar la colaboración entre departamentos. Facilitar que cada departamento sea autónomo al proporcionar el acceso a los datos que necesitan para trabajar mejor juntos, incluso sin una licencia de Business Central. Obtener acceso de solo lectura a los datos de Business Central en Teams sin costo adicional con la licencia de Microsoft 365.

Con frecuencia, los empleados trabajan con aplicaciones específicas para sus roles y responsabilidades. Para los equipos de finanzas y operaciones, Excel es una herramienta fundamental que desempeña un papel crucial en sus tareas diarias. Facilitar a estos equipos mayor productividad dentro de su aplicación preferida puede llevar a ventajas importantes.

Con Business Central y Excel, los empleados pueden:

• Simplificar tareas diarias. Exportar cualquier dato de Business Central a una hoja de cálculo de Excel para hacer capturas instantáneas de datos o compartirlos para su revisión. Ahorrar tiempo actualizando masivamente registros en Excel y cargándolos en Business Central con unos pocos clics.

• Transformar los datos sin procesar en conclusiones valiosas de manera eficiente. Acceder a información relevante y actual de Business Central en forma de informes de Excel y llevar estos informes fácilmente a hojas de cálculo de Excel. Utilizar herramientas como las tablas dinámicas, gráficos y funciones de cálculo para analizar transacciones y datos empresariales, lo que te permitirá encontrar respuestas de forma ágil y efectiva.

• Colaborar en las herramientas donde los equipos trabajan mejor. Agilizar actividades basadas en equipos como la presupuestación y la planificación con coautoría múltiple. Crear, editar y acceder a documentos de Excel en equipo, luego publicar los resultados finales de vuelta en Business Central.

Mayor impacto con Business Central y Outlook 

En el corazón de la mayoría de las empresas se encuentra el compromiso de ofrecer los mejores productos y servicios a sus clientes. Para eso, deben fomentar relaciones sólidas y significativas con sus clientes, proveedores y socios. Con Business Central y Outlook trabajando juntos, los empleados obtienen valiosas perspectivas de negocio directamente en su bandeja de entrada, lo que les permite ahorrar tiempo mientras se concentran en brindar experiencias extraordinarias.

Con Business Central y Outlook integrados, los empleados pueden:

• Mejorar la experiencia del cliente directamente desde la bandeja de entrada. Conectar datos en tiempo real de Business Central con Outlook. Ahorrar tiempo al tener visibilidad de la información de clientes y proveedores, como ventas, detalles de compras y más, sin salir de su bandeja de entrada.
• Mantenerse en el flujo de trabajo. Utilizar plantillas para enviar rápidamente recordatorios de pago, confirmaciones de pedido y otros correos electrónicos directamente desde Business Central, que está conectado a un buzón compartido.
• Pasar de la cotización al cobro sin salir de Outlook. Configurar clientes o proveedores, crear cotizaciones, enviar facturas y más, todo desde dentro de Outlook, permitiendo así que los empleados se concentren en la tarea que tienen entre manos.

Cuando Dynamics 365 Business Central y Microsoft 365 trabajan en conjunto, las pequeñas y medianas empresas pueden aumentar la productividad y redefinir la manera en que se realiza el trabajo. Con datos disponibles directamente en aplicaciones familiares como Excel, Outlook y Teams, los empleados obtienen la información que necesitan sin tener que alternar entre aplicaciones. Utilizando la inteligencia artificial de próxima generación con Microsoft Copilot, los empleados pueden agilizar aún más tareas rutinarias como redactar contenidos, resumir reuniones, realizar seguimientos por correo electrónico y encontrar rápidamente respuestas a preguntas, todo dentro de las herramientas donde trabajan mejor.