Marketing de proyectos ¿realmente es tan importante?

Peter Burghardt30/07/2019

¿Puede nombrar la marca que utiliza el eslogan "Just do it!" (Simplemente hazlo)? No es muy difícil, ¿verdad? Independientemente de cómo se sienta sobre una campaña de marketing, siempre la asociará a un producto o marca. ¿Por qué no puede ser lo mismo para un proyecto?

El marketing de proyectos es importante, pero nadie lo hace

Todavía recuerdo una ponencia sobre "fundamentos de gestión de proyectos". Surgió el tema del marketing de proyectos. Fue algo como esto: "Hay algo llamado marketing de proyectos, y es importante."

Esto resume aproximadamente todo lo que se escribió en esta diapositiva de PowerPoint, que es todo lo que había sobre este tema. Así que eso fue todo durante los siguientes tres años del programa de estudios. La literatura tiende a ser teórica y poco práctica.

Y luego está la cuestión del dinero. "¡Es inútil! ¿Quién lo necesita?" (o algo así.)

Como resultado, hay millones de planes de proyecto con el paquete de trabajo de marketing de proyectos que nadie quiere tratar y nadie está interesado en ellos. Y luego los proyectos fracasan. Rápidamente, encuentran al culpable: los requisitos no eran claros o la comunicación era deficiente. ¿Qué tiene que ver esto con el marketing de proyectos?

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¿Proyecto? Quiere decir "producto"... ¿no?

Los proyectos informáticos, en particular, deben tratarse como productos. De lo contrario, se vuelven demasiado abstractos e intangibles para las personas involucradas. El resultado suele ser el miedo. Miedo de tener que aprender algo nuevo, miedo de volverse (más) vigilable, miedo de ser despedido. Este temor tiene un efecto negativo en el proyecto y/o sus requerimientos, ya que reflejan cada vez más la antigua forma de trabajar. Esto dificulta la evolución de la empresa y la innovación se vuelve imposible.

Imagine que tiene una herramienta que puede eliminar el miedo, convertir a las personas afectadas por un proyecto en participantes del proyecto e incluso evitar que los rumores se propaguen. Estoy seguro de que ya lo ha descubierto, estoy hablando del marketing de proyectos.

Considere su proyecto como un producto que le gustaría lanzar al mercado. El mercado también podría ser su propia empresa y sus empleados. Esta forma de ver un proyecto comienza desde la definición de los objetivos o visiones del proyecto y se extiende hasta los requisitos. Pero al mismo tiempo, también forma parte del marketing de proyectos, ya que esta perspectiva va a influir en gran medida en el marketing de proyectos.

¿Qué herramientas podemos usar para hacer que nuestro marketing de proyectos sea eficiente y sencillo?

Objetivos del proyecto

Siempre subestimados, los objetivos del proyecto son esenciales para muchos aspectos de un proyecto. En nuestro caso, son una herramienta poderosa para la comunicación - el espíritu y el propósito del proyecto. Si los objetivos de su proyecto se muestran de forma pública y prominente, pronto la gente hablará de ellos en toda la empresa. Esto debería cerrar al menos parcialmente la fábrica de chismes, ya que todo el mundo sabe por qué existe el proyecto y qué se pretende conseguir.

Newsletters y noticias

Casi todas las empresas tienen una plataforma como SharePoint configurada para distribuir información. Esta plataforma puede utilizarse para publicar regularmente (!) información sobre el progreso actual del proyecto. También puede enviar una newsletter en la que se resuma brevemente el estado actual. De cualquier manera que lo haga, no requiere mucho esfuerzo. El director del proyecto informará regularmente del estado de la situación a las partes interesadas. También puede utilizar la misma información para las noticias.

Blog

Por supuesto, también puede usar su propio blog para un proyecto. Esto toma un poco más de tiempo, ya que, para sobrevivir, un blog requiere que publiques material interesante con bastante frecuencia. Es posible que se quede sin material de interés periodístico con bastante rapidez, y un blog sin apenas actualizaciones no mantendrá a nadie interesado.

Plan de proyecto

En este punto, probablemente estés pensando, "¿Qué?" Publicar el plan del proyecto. De esa manera, el futuro es algo más seguro, y hay menos de qué preocuparse. Un plan de alto nivel es suficiente. Los detalles no son tan interesantes y tienden a tener el efecto contrario. Un plan detallado tiene que ser ajustado constantemente y puede dar la impresión de que el equipo del proyecto no sabe lo que está haciendo, aunque esto es completamente normal.

Reuniones de revisión

Las reuniones de revisión se toman de Scrum. Su propósito es presentar el estado actual del progreso del producto a las partes interesadas y obtener sus comentarios. También se puede utilizar con proyectos no ágiles. Cualquier persona puede asistir a la reunión de revisión y obtener información actualizada sobre el proyecto. Las reuniones de revisión deben celebrarse a más tardar después de cada liberación.

Eventos de información

Para grandes proyectos en grandes empresas, tiene sentido celebrar regularmente eventos informativos. Puede diseñar el montaje de una manera que sea interesante y que haga que la gente quiera venir. Si está desarrollando software, estos eventos también se pueden utilizar como escaparates y como una oportunidad para recopilar comentarios de los usuarios. Sin embargo, este método puede ser bastante caro.

Con estos métodos, ya se puede lograr mucho. La conciencia del proyecto aumentará en toda la compañía, y la gente podría incluso empezar a esperar con ansias el progreso.  Sin embargo, hay una cosa que hay que tener en cuenta. El marketing de proyectos crea expectativas que el proyecto tiene que cumplir. Si eso no sucede, la moral se hundirá rápidamente. En el negocio de la restauración, dicen que para satisfacer a un cliente, hay que superar sus expectativas. Si me preguntan, lo mismo ocurre con los proyectos.

Un último consejo: el marketing de proyectos más barato y menos intrusivo es cuando usas rotafolios bien diseñados en las reuniones y se dejan colgados donde todos puedan verlos. Yo llamo a eso marketing guerrillero de proyecto.

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Author:
Peter Burghardt
Project Manager