¿Está mi negocio en riesgo?

A medida que su negocio crece en tamaño y complejidad, y sus clientes esperan un servicio mejor y más rápido, las herramientas que antes funcionaban para usted, ahora están obstaculizando su camino. 

Especialmente para las empresas en crecimiento, la decisión de revisar su software de contabilidad o sus sistemas de gestión empresarial puede parecer una tarea difícil de comenzar. 

Pero ¿cuál es el coste real de intentar mantener un sistema o procesos que ya no están a la altura de las exigencias?  Tanto si el resultado es la pérdida de ventas, la insatisfacción de los clientes o los riesgos de cumplimiento, no actualizar su tecnología puede ser una decisión costosa. 

Existen señales de alarma, que le permitirán reconocer que ha llegado el momento de hacer un cambio: 

• Pierde tiempo trabajando con múltiples sistemas que no pueden comunicarse entre sí perdiendo tiempo valioso de productividad.  
• La tecnología que utiliza en la actualidad no permite a sus empleados teletrabajar.
• Los procesos manuales son proclives a errores lo que dificulta seguir el ritmo de la creciente demanda. 
• No es posible crear informes demasiado complejos o específicos lo que a menudo se traduce en no recibir la información que necesita. 
• La información incompleta o incorrecta provoca la insatisfacción del cliente y la pérdida de ventas. 
• Los problemas de cumplimiento y seguridad, se convierten cada vez en ser más difíciles de seguir.

Nunca ha existido un mejor momento para que las empresas actualicen sus sistemas o evalúen comenzar a utilizarlos. La nube ha abierto nuevas vías para que empresas de todos los tamaños amplíen de forma asequible sus capacidades, creen mayor eficiencia y movilidad y estén preparadas para condiciones de negocio siempre cambiantes. 

Criterios clave en el proceso de evaluación de su futuro ERP

Actualizar un sistema ERP es una inversión en la seguridad futura de una empresa. Sin embargo, el desencadenante de un proceso de actualización suele ser un riesgo directo que no puede superarse con el software existente. Por lo tanto, el proceso de evaluación del software debe considerar tanto la minimización de los riesgos existentes como la viabilidad futura de la nueva solución ERP. 

Por lo tanto, las expectativas en un proceso de evaluación de un sistema ERP son altas y complejas. Los criterios de decisión subyacentes son diferentes o incluso contrarios desde la perspectiva del usuario. Si se aplica con prudencia, el proceso de evaluación del ERP será un punto de referencia para toda la estrategia de TI para los próximos años. 

1. Requerimientos funcionales como variables desconocidas 

En los últimos años, durante el proceso de evaluación de un sistema ERP se ha hecho hincapié en la comparabilidad funcional. La cobertura real del proceso debe minimizar los riesgos directos, mientras que la cobertura del proceso objetivo debe asegurar su viabilidad futura. 

En el curso de la transformación digital y el cambio abrupto asociado en los modelos de negocio existentes, los análisis de procesos convencionales y los requisitos funcionales resultantes en el proceso de evaluación se consideran de forma demasiado limitada. 

Conclusión: La estrategia ERP del propio proveedor se convierte en el criterio de decisión. ¿Qué tipo de flexibilidad ofrecerá un proveedor de ERP en el futuro para mantener el propio modelo de negocio de la empresa? ¿Qué tecnologías se utilizarán? Las soluciones verticales certificadas como complemento al estándar del ERP ofrecen una amplia cobertura con unos ajustes mínimos. 

2. La flexibilidad del estándar del sistema para preservar su capacidad competitiva 

Durante muchos años, su sistema ERP existente se ha adaptado lo mejor posible a las necesidades de sus usuarios. Una estrategia que ha puesto en primer plano la singularidad de los procesos y que a menudo ha dado lugar a una gran aceptación y satisfacción por parte de los usuarios. Los resultados, sin embargo, incluían una gran dependencia de los ajustes individuales del sistema, estrategias de actualización muy amplias o imposibles y limitaciones en el desarrollo tecnológico ulterior. 

Lo que hay que hacer aquí con un proceso de evaluación de ERP adecuado no es comprobar y comparar las numerosas funciones individuales requeridas por la empresa, sino más bien evaluar los procesos de punta a punta y su grado de cobertura con el estándar del sistema. La singularidad de los procesos de la empresa y su representación en el sistema no debe caracterizar una modificación, sino que debe ser la excepción. 

Conclusión: La flexibilidad de un proveedor de ERP, por ejemplo, la configuración/parámetros del sistema sin abandonar el estándar, se convierte en el criterio de decisión. 

3. Experiencia de usuario y preparación para el cambio 

Una actualización del sistema ERP se basa en las necesidades del usuario del sistema, sus áreas de actividad y operaciones de proceso. Aquí es donde a menudo encontramos una contradicción en el proceso de evaluación. Los amplios ajustes individuales y las funciones de confort también pueden desencadenar el proceso de actualización del ERP. La decepción de los usuarios en la evaluación de un sistema ERP sostenible, en comparación con el "viejo mundo ERP", ya está preprogramada. 

Además de los requisitos para un nuevo sistema ERP para la cobertura de procesos, hoy en día, más que nunca, el proceso de evaluación tiene que tener en cuenta las claras ventajas para los usuarios del sistema y sus áreas de actividad y hacerlos comparables. 

Con los proveedores de ERP avanzados, vemos un cambio de paradigma, pasando del sistema ERP de registro a un sistema de inteligencia. Las recomendaciones de acción generadas por el sistema y las bases para la toma de decisiones permiten a los usuarios realizar sus tareas de forma más rápida, más fácil, más flexible y, en última instancia, mejor. 

Conclusión: La experiencia del usuario es mucho más que solo interfaces atractivas. La forma en que un proveedor de ERP avanzado apoya los métodos de trabajo modernos, desde el empleado hasta el CEO, se convierte en un factor clave en la toma de decisiones. 

4. Selección del partner para la implementación como factor clave de éxito 

Un proceso de evaluación estructurado logra la comparabilidad en la funcionalidad del estándar del producto, las tecnologías utilizadas y la experiencia del usuario, que solo los proveedores avanzados de ERP pueden ahora ofrecer a sus clientes. 

El éxito de la implementación del sistema y de la ejecución de la estrategia ERP designada dependen en gran medida de la elección del partner adecuado. 

Entonces, ¿qué factores debemos tener realmente en cuenta cuando estamos evaluando a un partner de implementación? 

Un excelente know-how del producto por parte del proveedor 

Una metodología de implementación del ERP que se ajuste a la solución de software evaluada y a las condiciones marco individuales del cliente. 

Un profundo conocimiento del sector para entender los requerimientos, los factores que influyen en su sector y las ventajas competitivas, con el fin de integrar mejor estos factores en la futura solución ERP en el idioma nativo del cliente. 

Conclusión: El know-how del producto, la metodología de implementación y la experiencia en el sector son, por tanto, los principales factores de éxito en el proceso de evaluación un partner y un requisito previo para la introducción y la puesta en funcionamiento de una solución ERP que esté preparada para el futuro. 

En última instancia, el factor más importante para el éxito mutuo son las personas.