¡Preparados! ¡Listos! ¡Ups! o: Por qué el kick-off es tan importante para el éxito del proyecto

Ya sabe cómo funciona esto. Se inicia un nuevo proyecto. Finalmente es la hora de empezar, todo el mundo está emocionado y motivado y luego....

Y luego todas las personas involucradas vuelven a sus actividades como de costumbre. La primera entrega llega unas semanas después del kick-off. Nadie se siente particularmente responsable, y las personas involucradas sólo tienen una vaga idea de lo que realmente se trata.

La pequeña semilla que aspiraba a convertirse en un gran árbol ahora se está marchitando, porque nadie la está cuidando, o en realidad nadie sabe de qué trata esta semilla.

La necesidad de un kick-off es a menudo ignorada y vista como algo innecesario. Nuestra experiencia nos ha demostrado una imagen diferente. El kick-off es, si no el más importante, entonces al menos uno de los eventos más importantes en la vida de un proyecto. Es una oportunidad única de ganar o perder. Porque es el punto de partida de una fase del ciclo de vida del proyecto: la fase de inicio del proyecto. El problema con el kick-off y la fase de inicio es que si se hace bien, nunca verá los costes que se ahorraron.

Esta pregunta se responde mejor con otra pregunta: ¿Por qué no debería ser importante? Ningún equipo deportivo profesional comenzaría un partido sin antes dar a los jugadores una charla de ánimo y repasar el plan de juego. La policía nunca se embarcaría en una operación importante sin antes aclarar las tácticas y quién es responsable de qué.

¿Por qué hacen esto? Porque están entrando en una situación nueva, única, dinámica, de alto riesgo y compleja que sólo se puede dominar trabajando en equipo. De acuerdo, ¿pero qué tiene que ver esto con los proyectos? Ok.... así que los proyectos son nuevos, únicos, dinámicos, de alto riesgo, complejos y sólo pueden tener éxito trabajando en equipo.

El kick-off del proyecto tiene básicamente dos objetivos principales: primero, clasificar los factores duros como plazos, presupuesto, contenidos y responsabilidades y segundo, establecer los factores blandos como la comunicación y el trabajo en equipo. Los factores duros se imparten rápidamente, pero los blandos llevan tiempo. Y esta vez vale la pena invertir. Porque esto es lo que determinará si termina con un grupo de guerreros solitarios o con un equipo de alto rendimiento.

Planificar una reunión de kick-off memorable, eficiente y efectiva no es muy difícil. Si usted enfoca la reunión de kick-off y el inicio del proyecto comienza de la manera correcta, puede ser increíblemente útil para usted como gerente de proyecto.

Como se describió anteriormente, el kick-off es sólo la reunión en la que todos se juntan. La fase de inicio del proyecto comprende otra serie de tareas. Esta parte tiene lugar en los talleres de planificación e incluye cosas como:

• definir los procesos del proyecto,
• planificación de proyectos,
• compilación de listas de riesgos, análisis de las partes interesadas,....
• elaboración de planes de comunicación
• y definiendo roles y responsabilidades.

Estas tareas son importantes para definir claramente los factores difíciles. Lo ideal es que estas tareas se realicen en colaboración con el cliente y/o con los miembros del equipo del proyecto. Trabajando solo, el gerente de proyecto no será tan eficiente como lo sería todo el equipo.

Los factores blandos también requieren preparación si desea manejarlos adecuada y eficientemente. Mucha gente no se lo toma en serio, pero jugar para practicar la resolución de problemas o trabajar juntos para crear contenido es de gran ayuda para fomentar la formación de equipos. Piense qué métodos son los más adecuados para su equipo de proyecto. Sólo tenga en cuenta que no puede formar un equipo con un solo ejercicio. Esto toma tiempo, pero los ejercicios permiten que el equipo corra a través de las fases de construcción de equipo de manera más rápida. Un ejercicio conjunto de resolución de problemas ayuda al equipo a adaptarse a las distintas formas de trabajo y ayuda al director de proyecto a determinar con qué tipo de personalidades está trabajando. Este tipo de ejercicios son perfectos para incluir en una reunión de kick-off.

El kick-off y la fase de inicio del proyecto son esenciales para un proyecto. Cualquier cosa que ignore o descuide al inicio le garantizamos que aparecerá durante el transcurso proyecto. Y una cosa es segura: hacer las cosas retroactivamente termina costando más. No dude en contactárnos para saber cómo trabajando conjuntamente, podemos conseguir que el kick-off de su proyecto sea un éxito.